Yalnızca kibar ve etkili olmayı kastettiğiniz açık olsa da, bana göre gönderdiğiniz e-postalarda birinin olumsuz yanıt vermesine neden olabilecek bazı ince sorunlar var.
Eleştiri
Tekrar e-posta gönderdiğim için özür dilerim ...
Bu biraz tuhaf görünüyor. Tekrar e-posta göndermek sizin işiniz veya doğal eyleminizse, özür dilemek eyleminizin bir dayatma olduğu iddiasıdır. "Muhtemelen bunu sorduğum için tamamen mantıksız olduğumu düşüneceksiniz. [Mesaj]" çizgisinde tam bir "suçlama denetimi" yapmayacaksanız, bunu atlamanızı öneririm.
... but ...
"ama" ifadesinin ardından gelen her özür büyük ölçüde zayıflar veya artık özür olarak görülmez. Bu tek kelime, özrün kendisinin elde etmiş olabileceği herhangi bir yumuşamayı ortadan kaldıracak gibi görünüyor. Bir özrünün yanlış yapıldığını kabul ettiğini düşünün. Bundan sonra "ama" demek, özür dilemekte olduğu eylemleri haklı çıkarması nedeniyle bu kabulü azaltır. Eylemleriniz gerçekten adilse, onlar için özür dilemeyin. Bazı tonlarda "Üzgünüm, ancak [güçlü ifade]" demek, aslında birinin kişisel olarak hiç üzgün olmadığını vurgulayarak ifade etmek için bir konuşma dilidir. kişi yanılıyor. E-postanın ses tonu yoktur ve birinin bu alternatif anlamı anlaması çok kolaydır.
... Bir yanıt almadım ...
E-posta almadığınıza dair bu ifade, kişinin beklentilerinizi karşılayamadığı alt metni bildirir. Bu bir talep veya bir eylem çağrısı değildir. Bu tarafsız bir gerçek ifadesi değildir - daha tarafsız bir ifade "Bunun üzerine bir e-posta geldiğini görmedim" olacaktır. Bunlar anlam olarak aynı görünse de, çağrışımlarında çok farklıdırlar. "Bir e-postayı görmek", aslında gönderilmiş olan bir e-postayı kaçırma olasılığınızı sağlar. "Cevap almadım", birini o kişinin patronuymuş gibi göreve çağırmak ve performans beklentilerini tartışmaktır.
... aşağıdaki e-postama.
Bu, e-posta içeriğinin konumunu tarafsız bir şekilde belirtiyor gibi görünse de, "e-postam" kullanılması, "yanıtlamadınız" satırları boyunca kendi kendine odaklanma yoluyla daha zorlu hale getirir. E-postam. " Bu, "Aşağıdaki e-postayı takip ediyorum" dan çok farklı bir iletişimdir. Bir e-postadaki içeriğin konumuna atıfta bulunmak için "aşağıda" demek de daha yaygındır. "Altında" iyi bir şey, ancak bana göre daha resmi bir konuşma gibi görünme riski var ve resmi konuşma daha az sıcak kabul ediliyor.
Sizden haber almaktan memnun olacağım.
"Yapacağım" İngilizcede deyimsel değildir. Bunu söylemenin doğru yolu "yapardım". "Yapacağım" diyerek, gelecekle ilgili bir gerçek ifadesi olarak karşımıza çıkıyor, aslında alıcının size bir e-posta göndereceği (ve bu nedenle onlardan duyacaksınız) ve siz onların bu sonuca ihtiyaç duyduğunuzu bilmelerini istiyorsunuz. "Yaparım" diyerek, fazladan yumuşatmayı ona iletirsiniz, " İsteğime cevap verebilirseniz, bu bana minnettar hissettirir." Koşulludur. Bu, iletilen alt metinden çok farklı: " İsteğime yanıt verdiğinizde, tatmin olacağım."
Daha fazla zamana ihtiyacınız olursa lütfen bana bildirin.
Orada "lütfen" ifadesiyle bile, bu, yalnızca ihtiyacınız olan şeyi sormak yerine alıcıyı göreve çağırmak gibi geliyor. Çalışanıyla konuşan bir yönetici, kabul edilebilir davranışların kesin parametrelerini makul şekilde tanımlayabilir. Bu durumda, muhtemelen karşı tarafla bu tür bir ilişkiniz yoktur. Doğru bir yanıt için bir zaman çizelgesi duymak, sizin için doğru yanıtı almaktan çok daha faydalı mı? Profesyonel biri bunu size kendi başına iletecek ve uyum talep etme yetkisine sahip olduğunuza dair örtük bir anlaşma ve anlayış olmadıkça herhangi birinin buna olumlu yanıt vermesini beklemekten çekiniyorum.
Öneri
Onun yerine şunu önerebilirim. Spesifik olmak zor çünkü sizinle karşı taraf arasındaki ilişkinin gerçekte ne olduğu veya onlardan hangi görevi yerine getirmelerini istediğiniz hakkında çok fazla ayrıntı görmüyorum. Ama işte birkaç örnek:
X projesi üzerinde çalışırken ve kendi başarınız onların geç teslim edilebilir Z'den kaynaklandığında
Sevgili Karşı Taraf,
Yöneticim benden projem X için tahmini bir tamamlanma tarihi istiyor. Proje şimdi sizden Z bilgilerini bekliyor. Z'nin tamamlanması için tahmini bir zaman çizelgesini paylaşmaktan sizi alıkoyan bir şey var mı, böylece patronuma ne bekleyeceğini bildirebilirim?
Bu, tüm suçlamaları, "göreve çağırma" veya sert eleştirileri ortadan kaldırır ve basit iş ayrıntılarını eve götürür: Z'ye ihtiyacınız vardır, böylece X'i tamamlayabilirsiniz. Üçüncü taraf yetkisini (patronunuz) kullanarak, soruyorsunuz kişisel bir sorunla ilgili yardım için. Bu sempati uyandırır ve isteğin kişisel olarak alınmamasını kolaylaştırır. Alıcının zaman çizelgesini paylaşmasını engelleyen herhangi bir şey olup olmadığını sorarak, onu insanların yapmayı sevdiği "hayır" demeye davet edersiniz. Ayrıca, görevi tamamlayamayacağı veya size bir tahminde bulunamayacağı, ancak bunu çok kibar ve çatışmasız bir şekilde yapmasının bir nedeni varsa, kendisini açıkça açıklamasını istiyorsunuz.
Diğer kişiden, sipariş ettiğiniz işi tamamlamak gibi bir görevi yerine getirmesini bekleme hakkı
Sayın Karşı Taraf,
Aşağıdaki talebin durumunu kontrol etmen yeterli. Belki bir cevabı kaçırdım veya sonunda bir şey geldi.
Her şeyin nerede olduğunu paylaşabilirseniz çok sevinirim!
Saygılarımızla,
Pamela
Neden Yumuşak Olun
Bu çok resmi olmayan görünebilir, ancak bu oldukça kasıtlıdır. Bunun gibi bir e-postanın sizi kurtaracağı tek şey, kendi insan hatanız veya bilgi eksikliğinizdir. İşte böyle yumuşak bir e-postanın, aptal gibi görünmek yerine gayet iyi görünmenize neden olduğu bir dizi olasılık var:
-
Alıcı yanıt verdi, ancak e-posta sisteminiz bozuk. Veya yanıt adresi yanlıştı. Ya da yanlışlıkla e-postayı sildiniz. Ya da e-posta gelen kutunuzda bekliyor, ancak e-posta istemciniz sunucuyla sessizce iletişim kurmuyor ve yeniden başlatılması gerekiyor.
-
Alıcı şirket için çalışmıyor artık.
-
Alıcı doğru bir şekilde, istediğiniz şeyin kendi sorumluluğu olmadığına ve bir şekilde hatalı olanın şirketinizin kayıtları olduğuna inanıyor.
-
Alıcı, şirketinizdeki başka birine yanıt verdi ve sorun halihazırda halledildi.
-
Alıcının ailede bir ölümü ve İşe geri döndü.
-
Alıcının e-posta sunucusu çöktü ve günlerce e-postayı kurtaramadı ve hatta e-postayı ilk kez gönderdiğini bile bilemedi.
-
Patronunuz size söylemeden bu alıcı için özel bir istisna yaptı.
... vb.
Kanımca, bu şeylere "hmmm, bu durumu anlamama yardım edebilir misiniz" perspektifinden yaklaşmak, insanları göreve çağırmaktan daha akıllıca olacaktır - patron olsa bile Görünüşte bunu yapma yetkisine sahiptir.
Bir Fikir Daha
Sayın Karşı Taraf,
Aşağıdaki e-postanın birkaç hafta önce olabilir kaçırıldı. Bir göz atabilir misiniz?
Saygılarımızla,
Pamela
Bence, sorun gerçekten karşı tarafın size borçlu olduğu bir konuysa ve başarısız oluyorsa, bu sorunu çözmenin en profesyonel ve etkili yollarından biridir.