2-4

Dört saatlik bir toplantı hiçbir insan için kabul edilemez. Onun özel kullanım durumunu unutun. En geniş anlamıyla, toplantılar üretkenliğe yardımcı olmaz ve güçlendiricilerden çok engelleyici işlevi görür.

Bazı öneriler:

• Toplantıları kısa tutun.
• Onları odaklayın
• Bir toplantı başladığında, bir bitiş zamanı belirleyin ve ona bağlı kalın
• Toplantı için bir hedef belirleyin (Bunların hiçbiri: "Pekala, konuşalım .. . ")
• Yalnızca kesinlikle gerekli olan partileri dahil edin
• Çok uzun toplantılarda molalar verin. (30-45 dakika sonra)
• İşlerin daire şeklinde gittiğini hissederseniz toplantıyı sonlandırın. Sadece tekerleklerinizi döndürüyorsanız, odadaki tüm insanlar için yığın para yakmanın bir anlamı yoktur.
• Toplantı sırasında ayağa kalkın, bu genellikle bir aciliyet duygusu yaratır. (herkes için değil)

Toplantılarda çoğu zaman genel sorun çok fazla insanın beraberinde getirilmesidir, bu nedenle sayıyı küçük tutun.

İnsanların bir toplantıda cihazlar çıktı ve sadece pasif olarak dinliyorlar, onları kaldır. Açıkça oraya ait değiller. Bir "telefon yok" kuralı olsun, bu mümkün olmayabilir, ancak insanların toplantının daha sonra değil daha erken bitmesini isteyeceklerine söz veriyorum.

Peopleware bunu mükemmel bir şekilde ele alıyor: Çoğu toplantılar törenle ilgilidir, işle ilgili değil. Öyleyse bu yağı azaltmaya başlayın ve gereksiz kişileri ve öğeleri toplantıdan çıkarın.

OP için: "Her şey için kesinlikle hazır olması gerekiyor mu?" diye sorardım. Her bir öğe için uzmanlığına ihtiyaç var mı? Konu onu gelişmelerden haberdar etmekle ilgiliyse, belki de toplantıya ilişkin tutanakları veya genel bakış notunu gönderebilir misiniz? Bu soruyu odadaki her kişiye her öğe için sorun. Her bir öğe için her insanın gerekli olduğundan şüpheliyim ve bu nedenle, iletilen bilgilerin yalnızca uygun olduğu herhangi bir noktada herkesin oturup oturması yerine, belirli endişe unsurlarını çevreleyen daha küçük standup toplantılar yapmanıza izin verebilir. oradaki insanların yarısına kadar.

Ona sor, internete değil. Ne istediğini ve neye ihtiyacı olduğunu bizden daha iyi bilecek.

Ona da sormayın. Tüm ekibin kendileri için neyin işe yarayıp neyin yaramadığı hakkında düzenli olarak bir araya gelmesini sağlayın, önerilerini dinleyin ve bunları onlara göre değiştirin.

Yorumladığım gibi, bu aşırı yorgunluğun nedeni muhtemelen toplantıdan veya toplantının uzunluğundan değil, daha çok aynı anda çok sayıda insanla sosyalleşmenin bir sonucudur. Profesyonel olmayan ama ilk elden deneyimime göre, iş arkadaşınız bazılarının "içe dönük akşamdan kalma" dediği şeyden muzdarip görünüyor. Yani, bir grup insanla etkileşime girdikten sonra yeniden şarj olması için bir süreye ihtiyacı var. Bir partide harika vakit geçireceğim çok benzer deneyimler yaşadım ve bir noktada sadece çakılacağım ve yeniden şarj olmak için sessiz bir yer bulmam gerekecek.

Çözme konusunda Belki de iyi bir fikir, toplantıyı öğle tatilinden hemen önceki bir süre için planlamak olabilir. Bu şekilde, iş arkadaşınız işyerini terk edebilir, yeniden şarj olması için bir saat kadar zaman alabilir ve günün geri kalanında dayanıklılığını yeniden kazanabilir. Daha da iyisi, toplantıyı belirli bir gün için gündemdeki son madde olarak planlayın. Bu şekilde, gün boyu aktif ve meşgul olma fırsatına sahip olur ve daha sonra evde iyileşmek için ofisten ayrılabilir.

Diğer bir potansiyel çözüm (katkıda bulunmasına gerek olmadığını varsayarsak), video konferans yapmak veya hatta toplantıyı başka bir zamanda görüntülemesi için kaydetmek olabilir. Katkıda bulunması gerekiyorsa, belki de toplantı notlarını tutmak için Google Dokümanı gibi bir şey kullanılabilir ve gerektiğinde dokümanı güncelleyerek katkıda bulunabilir.

Diğer bir deyişle, ondan kaçınmanın en iyi yolu " akşamdan kalma "onu toplantının büyük bölümünden çıkarmak veya hemen ardından yerleşik bir ara ile böyle bir zamanda planlamak anlamına gelir.

TLDR: Maraton toplantılarınızda temiz hava aldığınızdan emin olun!

Bir hava kalitesi göstergesi satın alın ve bunu odanıza götürün. Çok düşük O2 veya çok yüksek CO2 seviyeleri gösterdiğinde odayı havalandırın. Toplantılar genellikle kalabalık odalarda yapılır ve insanlar toplantı sırasında genellikle pencereleri açmayı unutur veya cüret edemez. Yetersiz hava beslemesi / CO2 ile aşırı doygunluk sizi yorar. Meslektaşınız buna karşı sizden daha duyarlı olabilir.

Toplantıların sadece bu personel üyesine değil, bir bütün olarak ekibe ne getirdiği hakkında bir fikrim var. Ortaya çıkan her şeyin yalnızca yüz yüze toplantılarda ele alınması mümkün , ancak benim deneyimime göre olası değildir . Örneğin, bir dahaki sefere bir toplantıdayken, bir kişinin ne sıklıkta soru sorduğunu ve başka birinin "Uzaklaşıp buna bakmam gerekiyor" ifadesinin bir çeşidini yanıtladığını takip edin. Bu her seferinde, ilk soran kişi bilgiye ihtiyaç duyduğunda (toplantıda olmayı beklemek yerine) ve bunu sağlayan kişi bilgiyi alabileceği bir ortamda olduğunda ( toplantının dışında ).

Dolayısıyla, toplantılar belirli projelerin veya görevlerin nasıl ilerlediğine ilişkin güncellemeleri içeriyorsa, neden bunları bir proje yönetim sistemine aktarmayalım ve onları izlemeyelim Bu şekilde, keyfi bir süre beklemek yerine ihtiyaç duyduğunuzda anlık güncellemeler almak? Prosedürlerde herkesin bilmesi gereken temel değişiklikler veya eklemeler ise, bir e-posta faturaya uyabilir mi? Genel tartışma veya bilgi paylaşımı içinse, forumlar, sohbet odaları veya wiki'ler ne olacak? Toplantılarınızın gerçekte ne için kullanıldığını düşünün ve ardından bu şeylerin başka bir şekilde ele alınabileceği yolları düşünün.

Tüm bu fikirlerin anahtarlarından biri, bunun gibi sistemleri uygularsanız, bunun personelinize rehberlik etmeniz gereken kültürel bir değişim olduğunu anlamanızı sağlamaktır. Benim organizasyonumda, şirket çapında bir sosyal ağ sistemi getirdik, ancak nasıl kullanılacağına dair hiçbir rehberlik verilmedi; insanların ne kadar resmi olması gerekiyor? Tüm personel görevlendirebilir mi, yoksa sadece yönetimdekiler mi? Neyin tartışılabileceği / tartışılması gerektiğine dair sınırlar var mı? Doğrudan görevler üzerinde çalışmak yerine üzerinde zaman harcamak ne kadar kabul edilebilir? Bu soruların cevaplarının bulunmaması nedeniyle, çoğu personel gerçekten onu kullanmaktan çok korkuyordu, bu nedenle mükemmel bir takımlar arası iletişim aracı bir not istemek için çoğunlukla göz ardı edildi.

Çalıştığım yerde, yazılım geliştirmede de, insanların katılması beklenen tüm toplantılar nedeniyle ekip hızının yüzde 25-30 veya daha fazla düşürülmesinin yaygın olduğu toplantılarla kritik kitleye ulaşmaya başladık. Ayrıca toplantıların uzunluğu ve algılanan değer eksikliği hakkında çok sayıda şikayet vardı. Bir içe dönük olarak, onları küçük bir işkence şekli olarak buldum. Bununla birlikte, son birkaç yılda çok olumlu bir kültürel değişim yaşandı ve aşağıdaki adımlardan bazıları atılarak geri bildirimler dinlendi:

1. Projenin değerinin belirlenmesi buna göre toplantı ve iptal. Genel olarak, takıma genellikle planlanmış bir toplantı yapmamız gerektiğini düşünüp düşünmedikleri sorulur. Aksi takdirde toplantı iptal edilir. Bu, algılanan fayda ne olursa olsun, toplantı yapma tarafında hata yapma eğiliminde olan çoğu yerin tam tersidir.

2. Toplantının amacı olduğunda toplantıyı sonlandırma tanışmak. Başka bir deyişle, bir saat süren bir toplantıysa ve konu kırk beş dakika içinde ele alınmışsa, diğer on beş dakikayı geri alırız. Ayrıca, toplantı için katı zaman sınırları belirleyin. Bir saat sürmesi gerekiyorsa, o zaman sadece bir saat. Çoğu zaman, insanlar bunu bir yakınlaşma seansı olarak kullanırlar veya çok konuşmadan çok konuşarak önemli görünmeye çalışırlar. Sert bir duruş bu davranışı en aza indirme eğilimindedir.

3. Toplantıya ilgili kişileri davet etme. Yukarıda belirtildiği gibi, herkesin toplantıda olması gerekmez. Bir özellik üzerinde aktif olarak çalışmıyorsam, ancak başkası çalışıyorsa, bu özellik için paydaşlarla toplantılarda olmayacağım. Bu, bilgi paylaşımını sınırlar, ancak aynı zamanda diğer işler için bir engeli de ortadan kaldırır. İstersem katılmakta özgürüm, ancak kesinlikle gerekli değil.

4. Katılımcılar için daha fazla algılanan değer. Aklı başında kimse bir sandalyeye oturtulmak ve birisinin onlarla birkaç saat konuşmasını istemez. Planlama sorumluluğunu paylaşmak, toplantıyı sırayla yürütmek ve katılımıyla güçlenme duygusu olduğunu hissetmek, bir kişiye algılanan değer oluşturmanın ve ona daha fazla "katılım" sağlamanın yollarıdır.

5. Kendi hızınızda ilerlemek. Çalışmalar genellikle toplantı öncesinde, özellikle de planlama toplantılarında bölünebilir ve insanlar bunu diğer işler arasında kendi hızlarında yapabilir.

6. Daha kısa toplantılar. Düzgün yapıldığında bunlar iş gününden bir mola olarak algılanabilir. Bir kişi birkaç saat iyi çalışıyorsa, yarım saatlik bir toplantı aslında iyi bir dinlenme süresidir. İnsanlar genellikle öğle yemeğinde yemek yemiyorlarsa, öğle yemeğinde yiyebilir ve bundan sosyal bir fırsat yaratabilirsiniz. (insanların normalde öğle yemeği sırasında kişisel işlerini yürütmek, yürüyüşe çıkmak veya sadece mola vermek için kullanacakları kapalı kalma süresine izin verin) Bunun dikkatlice dengelenmesi ve önemli bir miktar gerektirdiğinden bir hevesle yapılmaması gerekir Bilgi çalışanlarının yeniden odaklanmaları ve yeniden üretken olmaları için gereken zaman.

Buradaki bariz mesele, tüm bunların elde edilmesi her zaman kolay olmayan bir kültürel değişim gerektirmesidir. Ancak, zaman ve geri bildirim verildiğinde, değişiklikler aslında takımda daha iyi çalışma ve daha fazla enerji ile sonuçlanacaktır.

Düzenleme: Bu yanıt, toplantılar sırasında çoğunlukla etkin olmadığını varsayar. Anlaşıldığı üzere, oldukça aktif ve meşgul görünüyor. Öyleyse bunu alternatif bir senaryoya yanıt olarak alalım.

Can Sıkıntısı

Sıkılmasının nedeni muhtemelen çok zeki (yüksek IQ) olmasıdır. Bu nedenle, can sıkıntısını önlemek için daha fazla bilişsel uyarıma ihtiyacı var. 2-4 saat (hatta sadece 1 saat) hapsolduğu ve can sıkıntısına karşı hiçbir şey yapamadığı bir toplantı onu yıpratır (böyle bir ortamda yöntemler çok etkisiz, rahatsız edici ve / veya uygunsuz olacaktır).

İçedönüklük faktörü de bunda bir rol oynayabilir, ancak biri başka cevaplarda da ele alınmıştır. Benim varsayımım, onun yalnızca daha pasif olmasına ve dolayısıyla can sıkıntısına daha da katkıda bulunmasına yol açmasıdır.

Çözüm

Orada olması için bir neden olduğunda katılmasına izin ver. Ve sonra sadece gerekli süre boyunca, tüm toplantı için değil. Alakalı bir şeyi kaçırırsa, daha sonra ona anlatın.

Toplantılarınızda neden ilk başta birbirinize bu kadar eziyet ettiğinizi merak ediyorum. Bahse girerim başkaları da bundan rahatsız olur, ona en çok vuran şey olur. Kendinize şunu sorun: Gerçekten buna değer mi - o kadar uzun süre mi?

Bunun tek bir doğru cevabı olmayacağını düşünüyorum. Yani bu, bazı ek noktalar eklemeye yarar.

Bu yanıta katılıyorum. Önemli olan, farklı şeyler deneyerek çözüm aramaya devam etmektir. Bu, devam eden bir süreç olmalı ve çok iyi olabilir ve adalet adına etkilenen tüm iş arkadaşları dahil etmelidir.

Bazı noktalar:

1. Herhangi bir iş arkadaşı içe dönükse, bir gruba karşı sürekli olarak ayağa kalkmak, rutinlerini değiştirerek diğerlerini sarsmak, sonra da işe yaramazsa tekrar değiştirmek onlar için muhtemelen son derece stresli olacaktır .. . Anlayışlı ve yargılamayan tek bir kişiye (siz? Toplantı düzenleyicisi?), (Güvenilir!) Bire bir temas olarak hizmet edebilecek ve aynı zamanda herkesin refahını dikkate alan bir uzlaşma arayan arabulucuya sahip olmak , çok yardımcı olabilir. Bu kişi ayrıca takıma, daha sonra işe yaramadığı (birden çok kez) bulunan bir çözüm bulmanın tamamen uygun olduğunu da bildirebilir - bu, neyi kullanmaya devam etmeyeceğiniz konusunda yine de bilgilendirici olacaktır.

2. Tıbbi veya fiziksel bir durumu bilmemek kişiyi dışlamaz. Örnekler: düşük D vitamini, demir, kan şekeri veya diğer çeşitli biyokimyasal maddeler, toplantı odasında düşük oksijen seviyeleri, oturma veya hareketsizlik nedeniyle yavaşlayan kan dolaşımı. Herkesin vücudu farklı şekilde çalışır. Maalesef doktorların muayenehanelerinde tam olarak tespit etmek için çok zaman (ve para) harcanması gerekir. En uygulanabilir olanı yukarıda bahsedilen sürekli deneyler olabilir.

3. Kaygı veya içe dönüklükten kaynaklanan psikolojik stresin gerçek fiziksel etkileri vardır (örneğin, stres tetikleyen kortizol salınımı ve artan kortizol seviyeleri kan şekeri azalması). Bu her zaman yeterince anlaşılamayabilir, insanlar bunu deneyimlemiyor olabilir, ancak (tekrarlamak gerekirse) gerçektir ve kişiden kişiye farklılık gösterir.

4. Bazı insanlar uyaranları (sesler, ışıklar, dokular, sıcaklık) hissetmeye daha yatkındır ve genellikle strese neden olur (önceki noktaya bakın). Bu genellikle (ancak her durumda değil), genellikle yıllarca tanı konulmayan genetik veya nadir hastalıklarla el ele gider.

5. Kişisel anekdotum, yorucu bir egzersiz yapmayı söylüyor. sağlıklı beslenme ve sağlıklı uyku rutini yoluyla genel sağlığımı iyileştirmeye çalışmanın yanı sıra, genel olarak enerji seviyemi, konsantrasyonumu ve strese toleransımı geliştirdi. Ben de içedönük durumdayım ve bu nedenle başkalarıyla arkadaşça bir şekilde etkileşim kurmaya özen gösteriyorum (aynı zamanda bir "egzersiz" biçimi). Zamanla bu, bakış açımı biraz değiştirmeye ve etkileşimleri daha az stresli hale getirmeye yardımcı oldu. (Hâlâ tek başına tekrar şarj olma zamanlarından zevk alıyorum.)

6. Yine de kişisel düzeyde, "insan odaklılık" yerine işte "misyon odağı" nın olduğunu hissediyorum. Rahatsızlıklar veya rakipler yerine aynı amaca yönelik karşılıklı destek olarak iş arkadaşları da endişenin bir kısmını gidermeye yardımcı olur. Ancak belki de paradoksal olarak, bunu kolaylaştırmadaki önemli bir faktör, iş arkadaşlarım ve yöneticilerim tarafından bir insan olarak saygı duyulduğunu ve önemsendiğimi hissetmem ve onların insan refahına da aynı şekilde saygı duyabilirim / ilgilenebilirim.

Size iki öğüt vereyim:

1. Genel toplantı sorunları: toplantılar çok uzun olma eğilimindedir. Bu, toplantılarınızı hazırlayarak çözülebilir (söyleyecek bir şeyi olan herkesin ne söyleyeceği konusunda kendisini hazırlaması gerekir).
   Buna ek olarak, birisinin konuların detaylandırılıp işlenmediğini kontrol etmesi için görevlendirilmesi gerekir. toplantı uğruna çok fazla (örneğin, bir hata düzeltmesini test etmeye yönelik bir yapılandırmanın ayrıntıları, tüm ekip için değil, yalnızca geliştirici ve test edenle ilgilidir).
2. Bunun için kişi: Bir toplantı sırasında yorulursanız, bir içecek getirin (tercihen soğuk bir içecek, böylece tüm toplantı boyunca tadını çıkarabilirsiniz) ve toplantı sırasında biraz yudum alın.